DRK-Landesverband Hessen e.V.
Wir suchen eine
Assistenz der Bereichsleitung Interne Dienstleistungen (m/w/d)
Wir als DRK-Landesverband Hessen e.V. sind Teil der größten Hilfsorganisation weltweit und vertreten 35 hessische Kreisverbände mit 394 Ortsvereinen. Als innovativer Spitzen- und Jugendverband der Freien Wohlfahrtspflege in Hessen bekennen wir uns zu den Grundsätzen des Roten Kreuzes. Wir bringen unser Ideengut durch überzeugende Handlungsstrategien und Konzepte zur Umsetzung und verbinden es mit unternehmerischem Denken und Handeln. Zu unseren Aufgaben gehören die Beratung unserer Kreisverbände und Kooperationspartner, die spitzenverbandliche Interessenvertretung auf Landes- und Bundesebene sowie die rotkreuzspezifische Aus- und Fortbildung unserer Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen.
Der Bereich Interne Dienstleistungen umfasst die Unterstützung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe. Unser Team sorgt dafür, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben effizient und reibungslos ablaufen, um die verschiedenen Abteilungen und Projekte des DRK-Landesverbandes Hessen e.V. bestmöglich zu unterstützen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir im Rahmen einer Nachfolgeregelung in Vollzeit (39 Wochenstunden) eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Administrative Unterstützung und Personalmanagement: Sie unterstützen die Bereichsleitung bei Projekten aller Art, z.B. bei der Einführung von E-Rechnungen oder einem Faktura-Programm. Sie setzen Aufgaben aus Revisionen oder anderen externen Prüfungen um. Im Personalmanagement erstellen Sie Stellenausschreibungen, organisieren Vorstellungsgespräche, kommunizieren Absagen und sind verantwortlich für die Personalverwaltung im Vertretungsfall. Sie helfen bei der Terminplanung, Vorbereitung von Besprechungen, Bearbeitung von Korrespondenz sowie Organisation von Reisen und Verwaltung von Kalendern.
- Dokumenten- und Datenmanagement: Sie erstellen und verwalten Dokumente und Berichte, verfassen Entscheidungsvorlagen, erstellen Präsentationen und stellen Daten zusammen. Sie pflegen und verwalten Datenbanken und digitalisieren Dokumente. Zudem fördern Sie die Nutzung der bereichsinternen Ablagestruktur in Microsoft Teams und erweitern den Einsatz von Copilot.
- Meetings und Veranstaltungen: Sie planen Meetings, Veranstaltungen oder hausinterne Schulungen. Dies umfasst auch die Vorbereitung von Tagesordnungen, Buchung von Räumlichkeiten und Sicherstellung der notwendigen Materialien.
- Kommunikation: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit internen und externen Partnern, beantworten Anfragen, leiten Informationen weiter und pflegen Kontakte.
Ihr Profil:
- Digitale Kompetenz: Sie haben ein starkes Interesse an neuen Technologien. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur die gängigen Office-Anwendungen und Microsoft-Teams beherrschen, sondern auch bereit sind, neue Tools und Systeme wie Copilot zu erlernen und anzuwenden.
- Hands-on-Mentalität: Sie sind bereit, aktiv mit anzupacken. Damit planen und delegieren Sie nicht nur, sondern übernehmen auch selbst operative Aufgaben und lösen Probleme direkt.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise: Sie sind in der Lage, Aufgaben und Projekte effektiv zu planen und zu organisieren. Sie arbeiten dabei methodisch und strukturiert, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Sie gehen verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und wir können uns darauf verlassen, dass Sie Ihre Aufgaben zuverlässig und gewissenhaft erledigen.
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit: Sie können klar und effektiv kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Sie arbeiten gut mit anderen zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
- Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren Position: Sie haben bereits Erfahrung in einer Assistenzrolle oder ähnlichen Position gesammelt und sind mit den typischen Aufgaben und Anforderungen vertraut.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation: Sie haben eine formale Ausbildung im kaufmännischen Bereich abgeschlossen oder verfügen über eine gleich- oder höherwertige Qualifikation, die Sie für administrative und organisatorische Aufgaben qualifiziert.
Wir bieten Ihnen:
- Sie arbeiten in einem motivierten und hilfsbereiten Team, das sich durch eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre auszeichnet.
- Wir führen regelmäßige Feedbackgespräche, um Ihre Leistung zu besprechen und bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung, um Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse kontinuierlich zu erweitern.
- Sie erhalten eine faire und leistungsgerechte Vergütung gemäß dem Tarifvertrag des Deutschen Roten Kreuzes.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, um eine gute Work-Life-Balance zu ermöglichen.
- Sie profitieren von einer betrieblichen Altersvorsorge und weiteren attraktiven Zusatzleistungen.
- Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung, um sich schnell in Ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten und erfolgreich durchzustarten.
- Wir bieten kostenfreie Parkplätze und eine sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, um Ihren Arbeitsweg so angenehm wie möglich zu gestalten.
- Sie haben die Möglichkeit, kostenfrei an unseren hausinternen Erste-Hilfe-Kursen teilzunehmen, um Ihre Kenntnisse in Erster Hilfe aufzufrischen oder zu erweitern.